LightHouse — Dokumente importieren
Die Aufgabe LightHouse — Dokumente importieren importiert massenhaft Dokumente aus einem autorisierten Ordner und organisiert sie in der Dokumentenbibliothek.
Quellkonfiguration
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dry run | Analysiert die Dateien und zeigt, was verarbeitet würde, ohne Dokumente zu erstellen. |
| Quellordner | Der autorisierte Ordner, aus dem die Dokumente gelesen werden. |
| Rekursiv | Beinhaltet Unterordner. |
| Eingeschlossene Dateien | Muster der zu erfassenden Formate, z. B. *.pdf, *.docx. |
| Ausgeschlossene Dateien | Muster, die ignoriert werden sollen, z. B. temporäre Dateien. |
Der Ordner muss für die Organisation verfügbar gemacht worden sein. Die Aufgabe zeigt weder den physischen Pfad der Dateien an noch gibt sie diesen zurück.
Zielort
Die Sammlungsstrategie bestimmt, wie die Inhalte organisiert werden:
- Vorhandene Sammlung: Wählen Sie eine zugängliche Dokumentensammlung.
- Neue eindeutige Sammlung: Erstellen Sie eine einzige Sammlung für den gesamten Import.
- Sammlung pro Unterordner: Wandeln Sie Unterordner in separate Sammlungen um.
Die Duplikatverwaltung ermöglicht es, das Dokument zu überspringen, eine neue Version zu erstellen oder es als separaten Eintrag beizubehalten.
Limits und Abschluss
Es können begrenzt werden:
- maximale Anzahl von Dateien;
- maximale Größe einer einzelnen Datei;
- Gesamtgröße;
- maximale Anzahl tolerierter Fehler.
Mit Abschluss abwarten fährt der Workflow nur nach Abschluss der Erfassung fort; wird dies deaktiviert, gibt die Aufgabe sofort die Verweise zurück, um den Vorgang später zu überprüfen. Wenn das Warten aktiv ist, verwenden Sie Timeouts und ein Überwachungsintervall, das zur Menge der Dokumente passt.
Ergebnisse
Die Aufgabe gibt eine Zusammenfassung mit analysierten, erstellten, aktualisierten, übersprungenen und nicht verarbeiteten Dateien zurück. Sie enthält keine physischen Pfade oder Informationen zur internen Konfiguration.
Empfohlenes Vorgehen
- Führen Sie einen Dry run mit reduzierten Limits durch.
- Überprüfen Sie Filter, vorgesehene Sammlungen und mögliche Duplikate.
- Deaktivieren Sie den Dry run und führen Sie die Erfassung durch.
- Überprüfen Sie den Status und die Qualität der Dokumente in Dokumentenbibliothek.